Ce reprezinta si ce avantaje are managementul documentelor?

Documentele de afaceri au o valoare foarte mare, dar evident aceasta sunt supuse involuntar la anumite riscuri si costuri. Managementul documentelor este un lucru extrem de important pe care orice companie ar trebuie sa il ia in seama.
Un document este reprezentat de o serie de date structurate, avand scop informational. Documentele sunt, evident, indispensabile, indiferet daca se gasesc pe suport de hartie sau digital.
Managementul documentelor este o tehnologice care permite stocarea informatiilor intr-un sistem de fisiere computerizat. Astfel, atunci este nevoie de accesul la anumite informatii, utilizatori le vor putea accesa mai simplu, documentele fiind stocate intr-o ordine in care sunt usor de accesat.

De ce este necesar managementul documentelor?

Analizand si vazand ca importanta documentelor creste considerabil, administrarea acestora este o lucru esential, la nivel de companie. Este evident faptul ca documentele neadministrate afecteaza din plin comunica si buna desfasurare a lucrurilor in cadrul unei companii din toate punctele de vedere. Din aceasta cauza managementul documentelor este un serviciu care ajuta foarte mult orice companie sa isi organizeze mai bine controlul, inspectia si buna desfasurare a lucrurilor. Companiile sunt practic fortate sa isi examnineze nevoile reviziuind si analizand toate informatiile colectate. Aici intervine managementul documentelor care ofera accesul rapid la toate documentele necesare din cadrul companiei pentru a satisface din plin buna desfasurare a lucrurilor

Ce caracteristici speciale are managementul documentelor?

• Urmarirea documentelor – avand un sistem implementat se poate urmari foarte usor cum o informatie evolueaza in timp sau cum este utilizata
• Distribuirea documentelor – fiind stocat si avand in vedere ca este usor de accesat, documentul poate fi transferat spre alte persoane in scop informativ foarte simplu si rapid
• Revizuirea electronica – acest lucru permite anumitor utilizatori sa adauge comentarii cu privire la respectiva informatii si/sau sa o modifice, lucru care contribuie la calitatea informatiei
• Securitatea – accesul la documente se poate selecta la cerere dupa ce acesta a fost procesat in functie de persoanele care trebuie sa vada aceste informatii
• Publicarea – prin managementul documentelor acestea se pot livra pentru a fi publicate atunci cand este cazul

Cateva avantaje pe care le ofera administrarea documentelor

• Cresterea productivitatii – folosind internetul si accesul la un site, informatiile necesare pentru diverite situatii sunt disponibile instantaneu pentru toate partile implicate in proces
• Reducerea costurilor – folosind capacitatea de stocare electronica si cea a unei arhive, costurile cu pastrarea acelor informatii in format fizic, pe hartie, sunt eliminate
• Acces uniform – indiferent de forma sub care este administrat documentul, acesta poate fi accesat de orice persoana afiliata la Internet si la respectivul portal
• Administrare completa – toate documentele vor fi organizare in functie de tip
• Acces rapid – bazele de date in care sunt stocate documentele sunt legate intre ele automat si accesul la ele se face in cateva secunde
• Vizualizare clara – avand in vedere ca documentele sunt administrate intr-un mod foarte clar, nu exista probleme pentru gasirea unor informatii